1)船长必须将与其它相关方（代理，租家，引水等）的往来邮件抄送船东和管理公司。
2)船舶收到航次命令后，必须仔细学习并厘清航次名中的要点比如货物数量是长吨/公吨/长吨等；对于港口水密度/空高限制/吃水限制等，必须同当地代理等相关方确认。对航次命令有有任何不明，都需要立即与租家/船东厘清 。
3)货物的预配图，添加备注，如 “THE PRE-STOW PLAN MAY BE SUBJECT TO CHANGES AS PER ACTUAL S.F./ SAGGING/ WATER DENSITY CONDITION/MAXIMUM SAILING DRAFT”等。配载时要考虑到最大及最小货量,并确保货物数量在合同范围之内(比如： 55,000 +/- 5%，意味着货物数量必须在52,250 到57,750之间)/SF/装货港及卸货港的吃水限制/装货港及卸货港的空高限制/装货港及卸货港的水密度/有无隔舱或者隔票的要求/要考虑到载重线区域（比如是否全程使用某个季节的载重线等）等。 配载图及积载图要标明发货人/货物品名/数量/装货港口或者泊位； 收货人/货物 品名/数量/卸货港口或者泊位。
4)装卸货完成后，将所有的装卸货文件（装卸货物准备就绪通知书， 装卸货事实声明，提单，舱单，配载图，授权签署提单的函等）尽快报送船东及管理公司。
5)装港签提单问题
a)如果租家要求代理签提单，授权书及时抄送船东及管理公司；该授权书必须严格按照航次命令的要求或者租船合同的要求书写。
b)如果租家要求船长签提单且船东同意，船长必须提前将样本提单发给船东确认，并在签署后第一时间将签署的提单报送船东。
6)装货过程中当值驾驶员应严密监控货物装船情况，检查是否有质量已坏的货物或者货物混和（比如大麦与小麦一起混装等）或者高杂质。一旦发现，应立即报告船长，船长应 拒绝装货并立即向租家/船东报告，等候他们的书面指示
7)卸货问题
a)无提单使用保函卸货，必须有船东的书面指示（参考阅读：→18万吨级船舶“无辜”被扣！船东应慎重接受letters of indemnity）
b)正本提单卸货，船长必须提前要求代理将正本提单的正反面扫描发到船上，船长收到后立即发给船东确认，收到船东确认后，且船长在收到正本提单原件后方可卸货（抄送管理公司）；收到提单原件，船长必须在原件上备注 “Accomplished”或“Null and Void”等字样，并扫描报送船东。
c)如果原来签发的提单作废，或者更改卸货港，船长必须立即向船东书面报告(如果是租家操作)，并严格按照船东的指示进行。
d)其它有关提单/保函及货物等商业方面存在任何疑问，应立即向船东船东请示并按照船东的书面指示进行。
e)如果在抵达卸货港之前检查货物时发现货物损坏。
8)租船期间的航速问题
如果租船合同规定了2个航速（全速/ 经济航速），船舶在租期间，只允许运行这两个航速， 如租家要求加速或减速 (或者增减油耗)，必须有租家的书面指示，并取得船东的允许后方可运行其它速度 (抄送管理公司)
如何避免油耗与速度索赔，请船长与本轮主管机务/轮机长商讨； 船长需要与轮机长合作，轮机长必须在确保安全的前提下全力支持船长的工作，确保航次顺利运营。
-对租家要求合同规定以外的航速/油耗的描述，您可以直接回答：vessel can’t perform.
-即使回答，也要加上without guarantee speed/consumption.
-所有的数值前一定要加 "about”
-对租家超出合同范围的要求，请第一时间通知我们，在收到我们的指示之前不要回答租家。
9)抵达装货港前，船长应与当地代理联系并确认提单数量是根据过磅(SHORE SCALE)还是水尺检量(DRAFT SURVEY)签发；
10)在任何装货港口，大副要严密监控装货，尽可能早快地完成压载水排放及吹扫，并尽可能早的确认船岸之间是否存在货差。一旦可能出现货物短少要立即报告/提醒船长并向租家/船东电话报告并随后以邮件报告。而在最后阶段，一旦出现货物短少或者货物数量差异，船长要立即电话告知租家 及 船东，并后附邮件报告。收到租家及船东的电话指示后，要让他们立即以邮件的形式再次发送指示(避免误解等)。如果，船东与租家之间出现纠纷或者不同的指示，船长需要绝对执行船东的最终指示。
在靠泊卸货港口前，应尽早(比如：中途加油港，抵达卸货港抛锚后等)验算船舶货物数量，如果发现存在可能的货物数量短少，应立即向船东报告以便船东在第一时间安排PNI上船协助等。
11)待装货物数量不足的情况。一旦出现发货人不能按照船长的宣载数量完成计划装货任务,船长应立即向船东/租家报告，并准备亏舱声明(Dead Freight Claim )让发货人或者其代理签署。
需要注意的是：如果最后平舱需要的货物数量小于港口当地输送带的最低数量，港口就不会再继续装货；这种情况下船东无法进行亏舱费索赔，所以船长及大副必须控制好最后平舱用的货物数量.
12)如果发生任何装卸工损害，船长在可行的情况下应立即书面通知所有导致该损害的相关方，但无论如何不能超过航次命令中规定的时间（比如最迟不得迟于开航前，事故发生后的24小时内，有的甚至是事故发生后的12小时内）;该损坏报告应清楚列明原因及损坏程度及损坏的详细描述，并获得装卸工的认可（签字）。船长应立即通知租家并抄送船东及管理公司。
13)如果两个港口之间有多条可航航线(比如：北海港空载到澳洲的HAYPOINT)，在距离基本差不多的情况夏，应将设计好后的多条航线报送租家/船东批复后，执行经过批准的航线
14)更换高级船员（TOP 4:船长/老轨/大副/大管轮）时，必须在更换后向船东租家发送报告（报告内容：职务/姓名/更换日期和时间/港口等信息）
15)船员受伤等事故报告: 如果有任何可能的船员索赔，要立即报告，以便进行索赔备案；事故发生后要保存好证据；在事故发生后，船长要说该说的，不该说的或者不确定的或者有怀疑的，一概不得对外说明或者报告；船长最好预先将海事声明等文书报送公司审核后再签署或者声明；
16)HRA/WRA: 船舶进入高位区或战争区边界时，应该按照航次命令的要求（比如：10天/7天/3天 /2天/24小时等）向船东/租家等报告 进入HRA/WRA的时间 (LT/UTC)/日期/位置 (经纬度)及离开HRA/WRA的时间/日期及位置(经纬度)等，以便他们处理保险事务。
17)船舶在抵达港口前，特别是澳大利亚港口，必须按照其规定准备好看吃水用的平衡仪(MANOMETER – 直尺，透明水管等)；很多船舶抵达澳大利亚港口前，船东和/或租家会让船上对此确认。
18)船舶在南美国家的港口/泊位装货，往往存在软搁浅的风险。船长需仔细学习航次命令，一旦有类似条款(NAABSA)，可以向租家/船东咨询并按照指导采取必要的行动，全力避免类似事故。
19)船长在抵达任何装货港口前，应尽早与当地代理联系并获得发货人货物性质的声明 (Shipper’s IMSBC Cargo Declaration)并报送船东/租家及管理公司；船长及大副应仔细学习并按照声明中的要求参照IMSBC规则采取必要的行动以确保安全。特别是装运特殊货物时(比如：镍矿，煤炭，硫磺，盐，粮食薰舱等)，更应如此。
20)租船人操作期间，一旦船舶确定装运特殊货物比如镍矿时，船长应立即向船东报告，以便船东按照特殊货物装运程序进行操作(比如：装运镍矿必须向船东保赔协会报告等)
21)在装铝矾土等脏货且隔舱装载安全又可完成货运任务时,船长应与租家/船东联系是否同意隔舱装载(比如：PANAMAX船舶仅仅将货物装在1/3/5/7货舱); 一旦同意，应隔舱装载并在开往卸货港途中把空舱处理好达到装粮标准。
22)货舱污水井，舱盖与货物管理
-在备舱过程中，应检查确认货舱污水井的止回阀/液位报警(如果装备的话)及货舱的浸水报警系统处于良好的工况。
-在装货前，一定要对舱盖进行粉笔及皮龙测试并在航海日志中记录，确保舱盖风雨密完好；如果在测试中发现问题，船长应立即向管理公司报告而不能向租家报告。
-在开航前，应将所有货舱舱锁锁紧，并在航海日志记录。
-航行途中，应按照规定测量货舱污水井/测量货舱温度及露点温度并在必要及条件许可时及时进行通风(对于粮食等货物)，并正确记录。应该小心的是，不正确的记录将会给船东带来经济损失。
23)如果其它任何第三方需要船舶执行某操作(比如：没有租家/船东指示的情况下，气导公司直接要求船上报送相关信息； 或者在没有船东/大租家任何指示的情况下，收到某“航次租家”邮件并说其是航次租家并要求船舶报送相关信息，等)，船舶应立即与向租家 / 船东证实后才能再报送信息。
24)由租家安排的加油，完成加油作业后需要在BDN上备注 “Charterer XXX arranged this bunker supply, for charterer’s account”.
这是为了避免租家安排加油但没有及时安排付费出现纠纷，出现扣船而影响船东的利益。
25)涉及到租家/船东费用分摊不清的时候，必须向船东咨询并按照船东的指示采取行动。
26)在引水聘用方面，比如波罗的海吃水超过11米的必须从GEDSER全程引航到SKAGEN。如果租家有异议，船长必须向船东以船舶安全为重的理由及丹麦海事局的规定要求全程引航。
27)海上任何原因导致的停航，必须立即向船东报告。报告内容包括停航时间(LT/UTC)/日期/地点(经纬度)/存油水/需要修理等时间或者预计的续航时间/ETA等。
28)船舶在港内，如果出现长时间延期或者PSC检查中有任何可能影响船舶开航的缺陷，都必须立即向船东报告
29)海上任何原因导致的停车及复航，必须立即向船东/管理公司报告;报告内容包括但不限于：停车/复航时间(LT/UTC)/日期/地点（经纬度）/天气海况/停车原因/存油水及其它根据实际情况需要报告的内容等。
30)如果租船期间装运的货物需要熏蒸，为了确保船东利益，船长在收到熏蒸信息后，应立即向船东报告；建议船长向租家等相关方签发一份类似“熏蒸期间导致的货损和/或因此不能对货物实施正常看管而导致的货损，船东及船舶不予负责”的声明。
31)相关不是由船东办理的证书换新后，需要向船东报送，比如：保险证书，安全管理证书(SMC)/劳工证书(MLC)/船舶保安证书(ISSC)/国际海上固体散装货物符合证书(COC with IMSBC)等。
32)如果租家计划装运的货物不在国际海上固体散装货物符合证书(COC with IMSBC)的清单中或者船舶计划到靠租船合同禁止的国家/港口时或者船舶计划到靠被联合国或其它相关国家/组织制裁的国家/港口时或者有疫情的国家/港口时，船长应立即向船东报告并按照船东指示进行操作。
当然，很多船东还有其它一些要求都需要及时报告，比如：船舶在每一个港口的数张图片等。
