航运公司和船舶如何对不符合规定的情况进行处置

为保证航运公司安全管理体系持续、有效运行，公司的安全管理体系须具有持续改进的功能，在公司和船舶日常安全管理体系运行中，可以通过发现和改进体系运行的不足，即通过对不符合规定情况合理、规范的进行报告、调查、分析、纠正以及验证，逐步提高安全管理体系运行的效果，提升和改进安全管理体系运行质量。

本期推进第四批船舶实施NSM规则系列，我们就航运公司和船舶如何对不符合规定的情况进行处置与大家进行交流。

我们先看近期对第四批实施NSM规则公司和船舶的审核两个案例

案例一

查《不符合规定的情况的报告和纠正程序》（CX0901）5.2.1 “发现的不符合能立即纠正的，则将不符合规定的情况事实及纠正结果一并报公司指定人员”，公司对可立即纠正的不符合规定情况的处理，缺少调查和原因分析，不符合NSM 9.1的规定。

案例二

2020年3月30日，“粤广州货XXXX”船在湛江接受安检中被查出6项开航前纠正的缺陷，船长按照程序进行了不符合处置，但对该不符合的原因分析仅是对缺陷的描述，纠正措施也只是对缺陷整改情况的说明，未能从体系运行的角度进行原因分析和纠正，无法起到有效预防的作用，不符合《不符合规定情况、事故和险情处理程序》5.1.5 “调查分析不符合产生的原因至少考虑下列因素：a SMS文件是否存在偏差；b 责任人是否熟悉其SMS职责；c 责任人是否经过相关的培训；d 责任人是否具备适任资格，其专业技能和知识是否能满足履行其SMS职责的要求；e 责任人是否了解SMS规定的程序和须知，是否存在对程序和须知的背离；”以及该程序6.1“对不符合规定的情况的纠正措施具有实施责任的相关岗位或船舶应根据分析和调查的结论，制定纠正措施，即针对产生的原因，采取避免类似事故、险情和不符合规定情况再度发生的措施”的要求。

上述两个案例

主要问题是：

一是公司体系文件未按照《国内安全管理规则》（NSM规则）的要求对发现的不符合规定情况应进行“调查和分析”作出规定。

二是船长对不符合规定情况的后续处置中，对不符合规定情况的原因分析仅是对缺陷的描述，纠正措施也只是对缺陷整改情况的说明，未能从体系运行的角度进行原因分析和纠正，无法起到持续改进体系运行的作用。

那么公司和船舶应采取何种措施对不符合规定的情况进行合理处置呢？

一 NSM规则原文

9.1  公司应当建立程序，确保不符合规定的情况、事故和险情及时报告公司，并保证进行调查和分析，以便改进安全和防污染工作。

9.2  公司应当建立实施纠正措施的程序。

规则解读：根据规则要求，公司应建立程序指导公司和船舶对所发现的不符合规定情况按规定进行报告、调查和分析，同时在报告、调查和原因分析工作完成的基础上，采取有效措施以保证不符合规定情况纠正措施得以落实并对不符合规定的纠正情况进行验证，所以公司应在体系文件中明确不符合规定的来源、各种渠道发现的不符合规定情况报告至公司的途径、方法和责任人和时限等，并对已发现的不符合规定情况以报告、调查和分析为基础，制定出纠正措施和进行跟踪验证。

二 不符合的定义和分类

不符合分为一般不符合、严重不符合和重大不符合。

一般不符合：是指性质轻微的不符合，所发现的不符合属人为疏忽或具体规定偶未遵守，且是孤立的、对航运公司安全管理体系运行效果不产生明显影响。

重大不符合：所发现的不符合对人员或船舶安全构成严重威胁或对环境构成严重危险，并需要立即采取纠正措施的可辨别背离；或未能有效和系统执行《国际安全管理规则》/《国内安全管理规则》的有关条款，这类不符合为重大不符合。在审核中发现重大不符合，可直接导致主管机关收回证书。

严重不符合：严重不符合其性质介于一般不符合和重大不符合之间的不符合。在审核中如发现严重不符合，一般不直接收回证书，可导致跟踪审核。如果纠正措施不到位，后果严重者也可收回证书。

三 不符合的来源

公司和船舶应按上述关于不符合规定情况的定义和分类，对所发现的任何不符合进行标识。

不符合规定情况的来源主要有：主管机关监督检查、船检机构检验、其他外部机构的检查、船舶和岸基部门的自查、体系日常运行中发现的不符合、公司组织的定期或不定期的安全检查、公司内审、外审、有效性评价和管理复查等。

四

不符合的处置流程

（一）不符合的报告：

当船、岸发现不符合规定情况后，公司相关主管人员和船长应按照公司体系文件的要求将不符合规定的情况上报给相关人员并填写《不符合规定情况处理表》，当发生严重或重大不符合规定时，公司相关主管人员和船长还应第一时间采取快报或电话的形式及时上报，以避免对人员、船舶或对环境造成或扩大伤亡、损失。

（二）不符合的调查、分析：

对发现的不符合规定情况应科学地的进行调查、分析，从“为什么发生”，“为什么没有被发现”和“为什么体系没能避免”这三个方面深入的分析原因。如责任者是否熟悉其职责、是否具备适任资格、是否经过相关培训、是否了解安全管理体系规定的程序和须知、是否背离体系文件的要求、公司SMS文件是否存在缺陷、安全管理体系文件是否存在偏差、当时的工作环境及其它客观条件是否满足相关操作要求等，准确的找出不符合产生的原因是有效开展不符合规定情况整改工作的关键。

（三）措施的制订和纠正：

通过原因分析了解了不符合规定情况产生的原因后，我们要结合原因分析提出整改措施以完成对不符合规定情况纠正和预防不符合规定情况的再次发生，具体可包括以下几个方面：开展必要的培训、责任者重新学习安全管理体系文件、调换不适任人员、提供资源支持和改善工作环境及其它客观条件、复查公司的安全管理体系、对现有的程序和须知进行修改、在公司范围内传播经验教训等，对存在严重不符合或重大不符合应立即进行纠正，如果不能立即完成纠正应采取一切必要手段将不符合性质降为一般不符合后再进行整改。

（四）不符合的验证：

不符合整改的验证人员应在不符合完成整改后对不符合原因分析是否到位，不符合整改措施的制订和实施是否合理并有效实施进行验证，效果验证不满意或纠正和预防措施不能按期完成的，验证人员应责成船舶/责任部门重新制定纠正和预防措施，并按体系要求重新实施纠正、验证。公司岸基相关部门人员和船长在日常监控、检查、船长管理复查以及公司有效性评价时应对不符合规定的处置情况进行总结，分析，找出公司和船舶不符合的共性问题，并制订有效的措施避免重复发生。

五 整改证据的保存

不符合封闭后，对所有采取的整改措施应保留客观证据备查，这也是对不符合整改过程的一次查漏补缺。客观证据包括开展培训和会议的照片、培训记录和会议纪要、采取纠正行动的记录台账、更改公司文件的修改申请审批等流程的记录和修改后的内容、岸基支持的记录（如更换人员和申请接收备件的清单）。

不符合项的整改是公司安全管理体系有效运行和持续改进的重要环节，也是公司预防相同不符合规定情况重复发生的主要手段。通过持续良好的落实不符合整改，才能确保航运公司安全管理体系持续改进，也是航运公司提升管理水平，降低风险的有效保障。