随着各国港口PSC检查官对体系管理的重视，越来越多的PSC检察官倾向于在SMS管理上开出缺陷，特别是当在船上发现较多检查缺陷时，就会开一个有关体系SMS（维修保养）运行失效的缺陷，这是一个非常严重的缺陷，往往会导致船舶滞留。
笔者去年曾经在多个公开场合谈到过这个PSC缺陷，今年至今，又遇到多条船被开出这条缺陷，对船长和船管公司造成很大的困扰。
比如：
2023年10月某轮在新加坡：
上述第2，3，4，6，8，9，10 项缺陷显示船上体系未适当地执行。
2024年2月某轮在香港：
船舶体系未能确保适当的船舶维保，客观证据见于上述缺陷。
2024年3月某轮在汉堡：
公司采取的体系纠正措施要求在3个月内完成。标注了ISM的缺陷是ISM规则未执行或缺乏有效性的客观证据。在最终报告3个月后，该轮将具备条件复查。
2024年某轮在日照：
上述缺陷显示船舶体系未能确保船舶关键设备处于良好维护状态。
对于这条缺陷，怎么去关闭它，船长和管理公司往往感到无从下手。本文就此项缺陷的关闭谈谈自己的看法，供大家参考，不妥之处，敬请指正。
准确来说，这不是缺陷，而是涉及体系的严重不符合，所以大家如果按照关闭缺陷的思路去关闭它，自然是不对路了。如果按照体系不符合的关闭思路去分析解决，你就能找到适当的关闭方式。
不符合报告样本参考
（如必要请自行翻译成英文）：
不符合报告解析：
对于不符合，首先要进行根原因分析（ROOT CAUSE ANALYSIS), 然后采取纠正和预防措施（CORRECTIVE ACTION AND PREVENTIVE ACTION)。按照这个流程，我们对上述体系失效的缺陷进行分析和制定纠正和预防措施：
1.根原因分析（ROOT CAUSE)
公司管理层应该立即要求船长对本次PSC检查缺陷进行汇报并解释缺陷发生的原因。主要是从人员和管理这些方面来分析：
1）程序执行问题：比如PSC预检程序是否执行，维修保养计划是否执行？
2）程序完善问题：比如PSC预检程序是否覆盖该港口，覆盖相关设备？维修保养计划是否覆盖相关设备？
3）责任人问题：比如执行维护管理的责任人对相关程序的熟悉程度，维护管理能力，责任心等。
4）监督人问题：按照相关程序，船上船长，部门主管是否执行了监督管理职责？岸基DPA机务，海务是否执行了监督管理责任。
2.纠正措施（CORRECTIVE ACTION)
1）采取保养、修理或换新等行动来关闭本次PSC检查的相关缺陷。
2）还需要进一步按照体系文件不符合程序编写出不符合报告，作为“体系失效”这一条缺陷（不符合）的支持文件。
3）安排胜任的岸基人员立即上船对船舶进行全面检查，并进行内部审核，编制内审报告。
4）胜任的岸基人员还应该对船员，特别是责任船员进行针对性培训，培训内容包括公司维护保养程序，PSC预检程序，设备维护管理技能等。
5）如果PSCO或船旗国要求，还需要申请附加外部审核。
3.预防措施(PREVENTIVE ACTION)
除了完成纠正措施，公司还要就此缺陷（不符合）采取预防措施，以消除潜在的不符合或其他潜在不期望情况发生：
1）审核和完善公司对船员的培训程序，确保船员在上岗前和工作中对相关程序保持熟悉了解。
2）审核和完善公司对船员的招募程序，提高优秀船员的返聘率，以确保船员对公司体系的熟悉程度，保证体系有效执行。
3）审核和完善相关船舶PSC检查程序，确保船舶获得更加全面和有效的检查。
4）审核和完善相关船舶维护保养程序，确保船舶获得全面和有效的维护保养。
5）审核和完善岸基人员培训程序，确保岸基人员熟悉体系程序，加强其监督管理能力。
6）关于本次PSC检查缺陷，公司将向公司船队发布安全布告，进行自查自纠，防止相关缺陷在其他船舶出现。
注意事项:
上述纠正措施和预防措施的内容可以根据船舶实际情况进行删减和添加，不应该教条主义，全文照搬。
公司和船舶按照上述程序完成流程之后，保留相关书面证据，缺陷纠正建议以图文的方式记录，如下图。
如有要求，可将报告和记录提供给PSCO、船旗国和船级社审查。需要注意的是，缺陷的纠正一般可以立即完成，或拟定纠正计划，但是纠正措施和预防措施往往需要较长时间去落实，不能一两天之内就简单编制几份记录，敷衍了事。这么短时间落实纠正措施和预防措施，不符合常理，会让别人怀疑其真实性和有效性。
我们只需要在不符合报告中把纠正措施和预防措施编制出来，并设定完成的期限即可提交给PSCO、船旗国等方面审查。在此期限内进行落实，并把相关记录存档以备此后的检查。
如果该严重不符合导致船舶滞留了，船级社（RO）会立即上船进行附加审核，常见流程是将此严重不符合降级为轻微不符合，否则会收回船舶安全管理证书（SMC），经船旗国同意后签发不超过三个月的船舶安全管理条件证书，在三个月内再次上船进行附加审核，验证体系有效性，恢复证书。
船舶安全体系管理是一项非常复杂和重要的工作，本文仅为抛砖引玉，不足之处，欢迎指正！
